Une migration réussie conserve les règles métier utiles, pas nécessairement la structure du fichier. Inventoriez les exceptions avant de dessiner le premier écran.
Cartographier le travail invisible
Prenez le dernier fichier réellement utilisé et suivez une ligne jusqu’à son résultat. Qui la crée, qui la corrige, qui la valide ? Les couleurs, colonnes cachées et commentaires peuvent contenir une règle absente des formules. Faites raconter une exception, puis demandez une démonstration sur une copie anonymisée. Un entretien seul ne prouve pas que le fonctionnement décrit correspond au travail quotidien.
Construire la table de correspondance
| Élément du tableur | Décision produit | Vérification |
|---|---|---|
| Une ligne par dossier | Identifiant stable du dossier | Deux noms identiques restent distincts |
| Cellule colorée en rouge | Statut et motif explicites | Le motif est lisible sans couleur |
| Formule recopiée | Règle calculée et versionnée | Une ancienne ligne conserve son résultat attendu |
| Onglet par agence | Organisation et droits | Une agence ne consulte pas ses voisines |
Répéter avant de basculer
Dans un exemple fictif de suivi de maintenance, un équipement porte plusieurs noms selon les équipes. Importer sans rapprochement crée des doublons. Préparez un rapport de conflits, faites valider les correspondances et conservez les valeurs originales pour comprendre les corrections. Répétez ensuite l’import sur une copie, comparez les totaux et vérifiez plusieurs dossiers de bout en bout.
Fixez une date de gel, un responsable de validation et une procédure de retour. Pendant la coexistence, choisissez une seule source de vérité pour chaque donnée ; deux outils modifiables sans règle de synchronisation produisent deux versions du métier.
Faut-il tout migrer ?
Non. Séparez les dossiers actifs, les archives consultables et les données inutiles. La première version peut ne reprendre que les dossiers nécessaires à l’usage initial, avec un accès maîtrisé à l’historique. Le livrable de cadrage est une correspondance validée, un rapport d’import et une décision de bascule, pas seulement un nouveau tableau de bord.
Sources et lectures utiles
Du guide à votre projet
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